Wie wichtig ist innere Stabilität für effektive Schnittstellen zwischen Abteilungen?
Ich habe kürzlich meinen Internetanbieter gewechselt. Nach wochenlangem Vergleichen und Überlegen hatte ich den perfekten Tarif gefunden und beim Anbieter gebucht. Nach nur einer Woche kam der Techniker und installierte die neue Hardware schnell und effizient. Alles schien bereit zu sein – die Kabel waren verlegt, der Router angeschlossen und die Lichter blinkten verheißungsvoll.
Doch dann kam der Haken: Um meinen neuen Highspeed-Anschluss tatsächlich nutzen zu können, brauchte ich noch einen Freigabecode vom Anbieter. Und es dauerte mehr als zwei Wochen, bis ich diesen endlich bekam.
Diese Erfahrung zeigte mir mal wieder, wie wichtig die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens ist – schneller Techniker, langsames Passwort. Ein reibungsloser Ablauf hängt oft von kleinen Details ab, die an Schnittstellen zwischen Abteilungen optimiert werden müssen. Was das mit innerer Stabilität zu tun hat und wie wir das in einem Unternehmen lösen konnten, erfährst Du jetzt.
Planung und Betrieb arbeiten in unterschiedlichem Tempo
In der Praxis erlebe ich häufig, dass es zu Unstimmigkeiten zwischen einzelnen Schnittstellen bzw. Abteilungen kommt. Ganz konkret war das bei einem Fall, bei dem zwei Abteilungen im Fokus standen: die Planungs- und die Betriebsabteilung. Während die Planung für ihre schnelle Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Verbesserungen bekannt war, agierte die Betriebsabteilung um einiges langsamer. Die zentrale Frage unserer gemeinsamen Arbeit lautete somit: Wie können wir uns sauber aufstellen?
Kommunikationsprobleme und dem Wunsch nach klaren Prozessen
Zu Beginn sprachen wir mit den obersten Führungskräften, die den Eindruck hatten, dass beide Abteilungen Kommunikationsprobleme aufwiesen. Ihr Wunsch war es daher, die Prozesse zu visualisieren und abzustimmen, um genau zu wissen, welche Abteilung für welche Aufgaben zuständig ist. Dazu sollte ebenfalls deutlich werden, welche Informationen nötig sind, damit eine Übergabe einwandfrei läuft und die andere Abteilung weiterarbeiten kann.
Der erste Schritt – innere Stabilität schaffen
Zunächst konzentrierten wir uns auf die innere Stabilität und die Optimierung der Zusammenarbeit. Wir legten offen, welche Aspekte in der Vergangenheit erfolgreich waren und welche zu Unstimmigkeiten geführt hatten. Oft endet der Prozess an diesem Punkt, ohne weiter in die Tiefe zu gehen. Es werden dann lediglich Ursachen analysiert und Maßnahmen ergriffen, um die Zusammenarbeit in eine positivere Richtung zu lenken.
Eine Ebene tiefer gehen und das „Warum“ verstehen
Meine Herangehensweise geht jedoch noch eine Ebene tiefer. Denn innere Stabilität und eine langfristig effektive Zusammenarbeit entstehen oft erst dann, wenn man das „Warum“ versteht und das eigene Handeln sowie Denken diesem „Warum“ zuordnen kann. Gemeinsam mit den Führungskräften erörterte ich also die zehn Systemgesetze nach Dr. Bischop (Detailliert kannst Du diese unter: https://www.hanseatisches-institut.de/systemgesetze/ nachlesen).
Die zehn Systemgesetze bilden die Grundlage für zwischenmenschliche Beziehungen, adressieren unsere Grundbedürfnisse und reflektieren die Dynamiken innerhalb von Organisationskulturen. Sie wirken ähnlich wie Naturgesetze. Nachdem die Führungskräfte dieses Wissen verinnerlicht hatten, konnten sie in Gruppenarbeiten ihre bisherige Zusammenarbeit tiefgreifend analysieren und identifizieren, welche Systemgesetze verletzt wurden und welche sie selbst missachtet haben.
Verletzungen heilen und zukünftige Zusammenarbeit gestalten
Nachdem sowohl die Planungs- als auch die Betriebsabteilung ihre gegenseitigen Verletzungen offen dargelegt hatten, lag der Fokus darauf, diese Wunden zu heilen. Gemeinsam wurde erarbeitet, welche Maßnahmen in der zukünftigen Zusammenarbeit erforderlich sind, um die verletzten Systemgesetze zu respektieren und wiederherzustellen. Aus diesen Erkenntnissen entstand ein Manifest für die zukünftige Zusammenarbeit, das den Grundstein für eine neue innere Stabilität legte. Die Emotionen bekamen ihren Raum, wurden anerkannt und sogar genutzt, um einen Leitfaden für die Zukunft zu erstellen. Jede Abteilung sprach offen über ihre eigenen Bedürfnisse, die ebenso individuell sind wie die Menschen, die dort arbeiten. Nach der Klärung der inneren Stabilität war es deutlich leichter, sich von nun an auch auf sachliche Themen wie Prozesse und Zuständigkeiten zu konzentrieren.
Gemeinsame Arbeit an Prozessen
Im Anschluss widmeten wir uns den Prozessen. Die Arbeitsgruppen wurden von uns bewusst interdisziplinär zusammengesetzt, um die Stärken und Perspektiven beider Abteilungen zu vereinen. Gemeinsam arbeiteten sie an der Optimierung der Abläufe. Es wurden konkrete Maßnahmen definiert und eine detaillierte Roadmap erstellt, die in enger Zusammenarbeit abgearbeitet wird. Regelmäßige Reflexionen über den aktuellen Status und potenzielle Hindernisse spielen dabei ebenfalls eine wichtige Rolle.
Durch diese kooperative Herangehensweise konnte eine nachhaltige Verbesserung der Schnittstellen zwischen den beiden Abteilungen erreicht werden – ein Erfolg für alle Beteiligten.
Gibt es auch in Deinem Unternehmen Herausforderungen zwischen den Schnittstellen der einzelnen Abteilungen? Und hast Du festgestellt, dass diese in der Tiefe gelöst werden müssen? Dann schreib mir gerne eine Nachricht und lass uns darüber sprechen.